'वेळेचे नियोजन' कसे करावे? { Time Management }

हे एक कृतीप्रधान कौशल्य आहे. वेळ मॅनेज कसा करायचा हे शिकण्याआधी वेळ म्हणजे काय हे समजून घेणं अत्यावश्यक आहे. वेळ दोन प्रकारची असते. एक असते घड्याळातली वेळ , ज्यात ६० सेकंदांचे एक मिनिट , २४ तासांचा एक दिवस आणि ३६५ दिवसांचे एक वर्ष असते. हा प्रकार सर्वांसाठी सारखाच असतो ; पण दुसरा प्रकार असतो रिअल टाइम, जिथे सगळा वेळ तुलनात्मक असतो. कंटाळवाणं काम करताना एखादा तास पूर्ण दिवसासारखा वाटतो, तर मित्रांसोबत दिवस कसा जातो, हेच कळत नाही. तुम्ही कोणत्या प्रकारची वेळ पाळता यावर तुमचं टाइम मॅनेजमेंट अवलंबून असतं.

असं म्हणतात की , तुम्हाला हमखास काम करून घ्यायचं असेल, तर ते अत्यंत व्यग्र व्यक्तीकडे सोपवा. ते नक्की पूर्ण होईल. त्यांना वेळेचं महत्त्व समजलेलं असतं. वेळ खूप मौल्यवान असतो. त्याचा विनियोग पैशांसारखा केला पाहिजे. दिवसाचं योग्य नियोजन कसं करावं यासाठी या काही टिप्स. 

तुम्ही दिवस कसा घालवता याचा अभ्यास करा. 

मी सतत बिझी असतो, मला वेळ नसतो अशांसाठी हा अभ्यास खूप उपयोगाचा आहे. पुढचे तीन दिवस तुम्ही दिवसभर काय करता याची नोंद ठेवा. त्यामुळे कोणता वेळ वाचवता येईल याचा अंदाज आला, की वेळेचा सदुपयोग करता येतो. दिवसाचं नियोजन सकाळी कामाला सुरुवात करण्याआधी दहा मिनिटं दिवसाचं नियोजन केल्याशिवाय कामाला सुरुवात करायची नाही, असा दंडक घालून घ्या. मात्र , खूप मोठी 'टू डू लिस्ट' करण्यात वेळ घालवू नका. कारण, अनेकदा ही कामाची यादी दिवसेंदिवस मोठी होत जाते आणि कामाचा वेळ कमी होतो, ज्यामुळे ताण येऊ शकतो. 

वेळेच्या नियोजनाचे चार टप्पे.  

(Reference - Stephen Covey's book “The 7 Habits of Highly Effective People)

तातडीचे – महत्वाचे    (Urgent & Imp)

आळशी माणूस, नेहमी मानसिक तणावात, सतत आज नको उद्या करू प्रवृत्ती 

तातडीचे - महत्वाचे नाही. (Urgent but Not Imp)

नेहमी दुनियादारी, स्वतःचा वेळ नेहमी दुसऱ्याच्या हातात, भावनांचा गुलाम 

तातडीचे नाही. - महत्वाचे नाही.  (Not Urgent & Not Imp)

फुल टाइमपास, परावलंबी, जबाबदारी न घेणे. 

तातडीचे नाही. – महत्वाचे.   (Not Urgent but Imp)

नेहमी ध्येयावर काम, आज आणि आत्ता प्रवृत्ती, आयुष्यावर पूर्ण ताबा.  

आता प्रश्न विचारा स्वतःला …. तुम्ही कोणत्या टप्प्या मद्धे जास्त वेळ घालवत आहात. 

८० - २० रूल.

तुमचं ८० टक्के यश हे २० टक्के कामावर अवलंबून असतं. तेव्हा कोणत्या कामाला प्राधान्य द्यायचं हे अगोदर ठरवून घ्या. बऱ्याचदा आपण आपला वेळ महत्त्वाच्या कामाऐवजी लहानसहान कमी महत्त्वाची कामं करण्यात घालवतो. त्यामुळे आज काय महत्त्वाचं आहे आणि कशातून जास्त यश मिळतं ; तसंच कोणतं काम उद्या केलं तरी चालेल याचा विचार करून कामाची आखणी करा. मात्र , अगदी डेडलाईन येईपर्यंत कामं करायची ठेवू नका. कारण , त्याचा जास्त ताण येतो. 

कामातला व्यत्यय.

आपण कितीही ठरवलं तरीही आपल्याला हवा तसा दिवस कधीच जात नाही. त्यात अनेक लहान-मोठे व्यत्यय येत असतात. त्यामुळे या व्यत्ययांसाठीही वेळ बाजूला काढून ठेवा. काही वेळा एखादं काम अत्यावशक असतं आणि ते करावंच लागतं. काही वेळा घरात प्रॉब्लेम असू शकतो. त्यामुळे या सगळ्याचा विचार करा. 

कामाची आखणी नीट करा.

योग्य काम काम योग्य प्रकारे करणं हे काम पूर्ण करण्यापेक्षा जास्त महत्त्वाचं असतं. त्यामुळे काम उरकण्याऐवजी ते नीट कसं होईल, याकडे लक्ष देताना जास्त वेळ लागू शकतो. कोणतंही काम पहिल्यांदा करताना, शिकताना त्याला वेळ लागतो. तुमच्या नियोजनात याचीही नोंद घेऊन त्याप्रमाणे कामाला वेळ द्या. 

नकाराचा वापर.

सगळ्या कामाला होकार दिलाच पाहिजे असंही नाही. तेव्हा आपला नकाराधिकाराचा अवश्य वापर करा. त्याचप्रमाणे वाजलेला प्रत्येक फोन उचललाच पाहिजे आणि आलेल्या प्रत्येक ई-मेलला लगेचच उत्तर दिलं पाहिजे असंही नाही. महत्त्वाचे काम करताना फोन सायलेंटवर ठेवा आणि दिवसातला काही वेळ उत्तरं देण्यासाठी राखून ठेवा. 

सर्वांत महत्त्वाचं.

आपल्या हातून सगळ्या गोष्टी होऊ शकतात, असं वाटणं फोल आहे. कारण, कोणीही सर्वज्ञ नाही. त्यामुळे राहिलेल्या कामावरून टेन्शन घेण्याऐवजी ते दुसऱ्या दिवशी कसं पूर्ण करता येईल, हे पाहा.

वेळेच्या नियोजनाच्या काही महत्वाच्या टिप्स. 

- तुमच्या दिवसाच्या, आठवड्याच्या, महिन्याच्या मुख्य प्रायोरिटीज ठरवा व वर दिलेल्या चार टप्प्या मद्धे त्याची विभागणी करा. 

- नेहमी ‘तातडीची नाही - पण महत्वाची’ या कामानांच प्राधान्य द्या. 

- तुमच्या प्लानिंग मद्धे नसलेली कामे सरळ टाळा. 

- नाही म्हणा : टाइमपासला, चुकीच्या भावनांना, चुकीच्या आरामांना 

(काय चूक बरोबर तुमची सद्सद्विवेक बुद्धीने ठरवा.)

- नेहमी तुमच्या ध्येयाला अनुसरून कामांवरच जास्त भर द्या.  

तुमच्या दैनंदिन १०० टक्के वेळेचे नियोजन पुढील प्रमाणे करा.  

१० टक्के वेळ : ‘तातडीचे पण महत्वाचे नाही’ या कामांसाठी ठेवा. (Urgent but Not Imp)

२० टक्के वेळ :  ‘तातडीचे व महत्वाचे’ कामांसाठी ठेवा. (Urgent & Imp)

७० टक्के वेळ : तातडीचे नाही. पण महत्वाचे याच कामांसाठी खर्च करा. (Not Urgent but Imp)

IMP नोट: 

स्वतःचे आरोग्य - तब्येत यासाठी वेळ काढा, कुटुंबाकरिता वेळ ठेवा, वाचन-मनन-चिंतन यासाठी वेळ काढा. या सर्व कामांना 'तातडीचे नाही. - पण महत्वाचे' या कामांमद्धे सहभागी करून घ्या. 

कधी कधी ब्रेक म्हणून, थोडासा चेंज म्हणून, रिफ्रेश होण्यासाठी टाइमपासला वेळ द्या. उदा. सुट्टी-पिकनिक, छान चित्रपट पाहणे, मित्रांसोबत गप्पा थोडा वेळ काढणे. 

कधी कुठे खूपच इमर्जन्सी असेल, तुमच्या मदतीची कोणाला गरज असेल, एखाद्याला संकटातून वाचविणे खूप महत्वाचे असेल … तर तुमच्या हातातील सर्व कामे बाजूला ठेऊन आधी त्या व्यक्तीच्या मदतीसाठी धावा. 

- उल्हास कोटकर 

9821033736